更新時(shí)間：2025-05-15 09:00:03
系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)
346采購(gòu)管理不僅僅是企業(yè)采購(gòu)庫(kù)存的職能領(lǐng)域。采購(gòu)管理是組織內(nèi)的一項(xiàng)戰(zhàn)略職能。從采購(gòu)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，到供應(yīng)商管理和控制成本，再到確保向客戶銷售正確數(shù)量的庫(kù)存，采購(gòu)管理系統(tǒng)是以庫(kù)存為中心的組織成功的關(guān)鍵。
與大多數(shù)戰(zhàn)略組織流程一樣，采購(gòu)管理影響公司內(nèi)的所有領(lǐng)域，需要人員、系統(tǒng)、技術(shù)和紀(jì)律。作為回報(bào)，采購(gòu)管理系統(tǒng)可以成為盈利能力的關(guān)鍵因素。控制商品成本并擁有正確的庫(kù)存量是實(shí)現(xiàn)客戶滿意度和組織發(fā)展的關(guān)鍵因素。
采購(gòu)管理系統(tǒng)的必要性
采購(gòu)管理在過(guò)去十年中變得更加復(fù)雜，未來(lái)只會(huì)帶來(lái)更多挑戰(zhàn)，使用電子表格和便簽管理供應(yīng)商和采購(gòu)的日子不再是一種選擇。有效的采購(gòu)不僅僅是尋找供應(yīng)商和發(fā)出采購(gòu)訂單——，它是一個(gè)不僅從金錢角度而且通過(guò)以最低成本采購(gòu)最高質(zhì)量、高需求產(chǎn)品和制造確保這些產(chǎn)品為組織提供巨大價(jià)值的過(guò)程有庫(kù)存并可在客戶需要時(shí)提供給客戶。雖然具體的采購(gòu)和采購(gòu)活動(dòng)因公司而異，但大多數(shù)實(shí)施采購(gòu)流程的企業(yè)都是為了改進(jìn)預(yù)測(cè)、確定庫(kù)存水平、處理和控制采購(gòu)任務(wù)、監(jiān)控供應(yīng)商績(jī)效并發(fā)現(xiàn)節(jié)省機(jī)會(huì)。
如果沒(méi)有與庫(kù)存管理和銷售功能集成的先進(jìn)采購(gòu)工具，其中許多活動(dòng)即使不是不可能，也會(huì)很困難。通過(guò)利用低代碼技術(shù)，許多流程和程序可以通過(guò)警報(bào)和活動(dòng)提醒實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化或管理，并提高整個(gè)公司的協(xié)作和可見(jiàn)性。
采購(gòu)管理系統(tǒng)的功能
采購(gòu)管理系統(tǒng)可以滿足產(chǎn)品的業(yè)務(wù)需求，因此在確定采購(gòu)解決方案所需的功能時(shí)，這是一個(gè)很好的起點(diǎn)。
預(yù)測(cè)趨勢(shì)分析
對(duì)于每種產(chǎn)品，必須回答有關(guān)需求—— 應(yīng)訂購(gòu)多少數(shù)量以及正確購(gòu)買需要哪些細(xì)節(jié)、顏色和質(zhì)量—— 的問(wèn)題。將每個(gè)產(chǎn)品的這些問(wèn)題相乘，對(duì)于某些企業(yè)來(lái)說(shuō)，問(wèn)題數(shù)量可能達(dá)到數(shù)千個(gè)，這可能是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。采購(gòu)管理系統(tǒng)的預(yù)測(cè)和趨勢(shì)分析有助于做出更好的購(gòu)買決策，考慮趨勢(shì)、季節(jié)性、促銷和不斷變化的營(yíng)銷條件。
成本匯總分析
除了供應(yīng)商報(bào)價(jià)之外，還有很多因素需要考慮。了解產(chǎn)品的真實(shí)成本或到岸成本對(duì)于評(píng)估供應(yīng)商至關(guān)重要。此外，跟蹤和匯總整個(gè)組織支出的采購(gòu)管理系統(tǒng)可以發(fā)現(xiàn)利用供應(yīng)商批量折扣的機(jī)會(huì)。
供應(yīng)商表現(xiàn)管理
通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)中的供應(yīng)商績(jī)效分析獲得的見(jiàn)解將有助于更好地規(guī)劃、改進(jìn)支出決策和更具成本效益的供應(yīng)商管理流程。輕松訪問(wèn)完整的供應(yīng)商歷史數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)商公布的價(jià)格、上次支付的成本和交貨時(shí)間，以進(jìn)行持續(xù)評(píng)估和建立新的供應(yīng)商期望。
多幣種轉(zhuǎn)換
隨著全球采購(gòu)的日益普及，以多種貨幣進(jìn)行交易的能力是國(guó)際采購(gòu)（和銷售）的必備條件。在每個(gè)國(guó)家/地區(qū)開(kāi)展業(yè)務(wù)的成本不同，您的采購(gòu)管理系統(tǒng)解決方案必須支持您的跨國(guó)定價(jià)策略和多貨幣翻譯。
快速創(chuàng)建訂單
當(dāng)庫(kù)存水平達(dá)到預(yù)定的最低數(shù)量時(shí)，需要提醒負(fù)責(zé)的采購(gòu)經(jīng)理需要重新訂購(gòu)。采購(gòu)管理系統(tǒng)訂單的創(chuàng)建，無(wú)論是新訂單還是重新訂購(gòu)，都應(yīng)該快速、輕松，并包括自動(dòng)審批路由，這有助于減少未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)。此外，還可以輕松地分別管理寄售訂單和特殊訂單，從而保持庫(kù)存水平和預(yù)測(cè)準(zhǔn)確。
使用采購(gòu)管理系統(tǒng)改善管理的步驟
采購(gòu)管理系統(tǒng)如何幫助您的企業(yè)控制采購(gòu)活動(dòng)、節(jié)省資金并提高客戶滿意度？
1.確定支出發(fā)生的方式和地點(diǎn)
錢都去哪兒了？無(wú)論您的企業(yè)規(guī)模如何，訪問(wèn)、組織和分析支出數(shù)據(jù)的能力是成功管理供應(yīng)鏈的關(guān)鍵組成部分。通過(guò)跟蹤和分析支出發(fā)生方式和地點(diǎn)的采購(gòu)管理系統(tǒng)，您將發(fā)現(xiàn)節(jié)省成本的機(jī)會(huì)，并更好地了解所購(gòu)買的產(chǎn)品、所銷售的產(chǎn)品以及當(dāng)前供應(yīng)商的表現(xiàn)。采購(gòu)管理系統(tǒng)可以輕松訪問(wèn)供應(yīng)商或供應(yīng)商類型信息，例如現(xiàn)有庫(kù)存的數(shù)量和價(jià)值、銷售數(shù)據(jù)、銷售收入數(shù)據(jù)、銷售成本、周轉(zhuǎn)率等。
2.了解您的供應(yīng)商并設(shè)定供應(yīng)商期望
制定供應(yīng)商期望和選擇標(biāo)準(zhǔn)時(shí)最好的起點(diǎn)之一是回顧。您的供應(yīng)商過(guò)去在您的產(chǎn)品中表現(xiàn)如何？他們多久準(zhǔn)時(shí)交貨一次？他們?nèi)绾位貞?yīng)你的要求？支付的成本是否會(huì)影響供應(yīng)商的可靠性？如果您當(dāng)前的供應(yīng)商確實(shí)是最佳選擇，采購(gòu)管理系統(tǒng)可以確定哪些過(guò)去的結(jié)果可以接受，并制定供應(yīng)商期望標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)估未來(lái)的供應(yīng)商。
3.了解真實(shí)的產(chǎn)品成本
供應(yīng)鏈中可能存在大量費(fèi)用和開(kāi)支，例如關(guān)稅、稅金、增值稅、政府收費(fèi)、關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)和保險(xiǎn)費(fèi)，當(dāng)這些費(fèi)用和開(kāi)支添加到產(chǎn)品的購(gòu)買價(jià)格中時(shí)，可能會(huì)產(chǎn)生重大影響更改真實(shí)產(chǎn)品成本。采購(gòu)管理系統(tǒng)允許企業(yè)自動(dòng)或手動(dòng)捕獲這些額外成本，無(wú)論這些成本是在收到貨物時(shí)還是在以后某個(gè)時(shí)間已知的。
4.做出更好的購(gòu)買決定
在正確的時(shí)間購(gòu)買正確數(shù)量的正確庫(kù)存，可以保證貨架上有需求的產(chǎn)品，并讓客戶滿意。
知道如何做到這一點(diǎn)—— 這可能有點(diǎn)困難。采購(gòu)管理系統(tǒng)的庫(kù)存預(yù)測(cè)和趨勢(shì)分析工具簡(jiǎn)化了流程，確保您手頭有足夠的庫(kù)存，但又不會(huì)太多而無(wú)法在銷售發(fā)生時(shí)完成銷售——這可能會(huì)因趨勢(shì)和季節(jié)性而異。
5.通過(guò)識(shí)別過(guò)時(shí)或積壓的庫(kù)存來(lái)釋放現(xiàn)金
企業(yè)最終庫(kù)存過(guò)多或產(chǎn)品無(wú)法銷售的原因有很多。 —— 由于擔(dān)心潛在的銷售損失而過(guò)度購(gòu)買；從鼓勵(lì)更大訂單的供應(yīng)商那里獲得“交易”；無(wú)法預(yù)測(cè)客戶需求或季節(jié)性；缺乏或遵守庫(kù)存控制和庫(kù)存管理流程。采購(gòu)管理系統(tǒng)的工具有助于識(shí)別過(guò)時(shí)、滯銷和過(guò)時(shí)的產(chǎn)品，這些產(chǎn)品可以轉(zhuǎn)換為性能更高的庫(kù)存、重定向到其他業(yè)務(wù)需求或轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金。
6.接收低庫(kù)存警報(bào)
除了銷售收入損失和獲取客戶的成本之外，客戶現(xiàn)在還從競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里購(gòu)買產(chǎn)品以找到他們想要的東西。而且，如果他們下次購(gòu)買時(shí)打電話給他們而不是您怎么辦？采購(gòu)管理系統(tǒng)的低庫(kù)存和建議的重新訂購(gòu)條件警報(bào)讓您知道何時(shí)達(dá)到預(yù)定的庫(kù)存水平并且應(yīng)該重新訂購(gòu)更多產(chǎn)品，從而使缺貨成為過(guò)去。
7.簡(jiǎn)化采購(gòu)流程
使用技術(shù)簡(jiǎn)化采購(gòu)可以節(jié)省時(shí)間，實(shí)施控制以減少超支，并為更具戰(zhàn)略性的任務(wù)釋放資源。從簡(jiǎn)化請(qǐng)購(gòu)單、報(bào)價(jià)請(qǐng)求和采購(gòu)訂單的創(chuàng)建，到自動(dòng)化路由和審批，再到一鍵接收貨物，采購(gòu)管理系統(tǒng)可以節(jié)省時(shí)間并提高整個(gè)采購(gòu)流程的準(zhǔn)確性。
8.獲得支出控制和政策合規(guī)性
您會(huì)看到它被稱為流氓采購(gòu)到特立獨(dú)行的消費(fèi)，但防止未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)可以顯著減少倉(cāng)庫(kù)中過(guò)時(shí)的庫(kù)存量并節(jié)省資金。采購(gòu)部門的系統(tǒng)控制使采購(gòu)訂單能夠根據(jù)預(yù)先制定的再訂購(gòu)政策和程序使用首選供應(yīng)商創(chuàng)建。創(chuàng)建采購(gòu)訂單后，經(jīng)理可以收到警報(bào)，讓他們知道采購(gòu)訂單正在等待審核。
9.自動(dòng)跟蹤訂單日期
有時(shí)，即使是您多年依賴的供應(yīng)商也難以按時(shí)交貨。不幸的是，這些延誤可能意味著您失去銷售和不滿意的客戶。通過(guò)采購(gòu)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跟蹤采購(gòu)訂單的預(yù)計(jì)交貨日期，如果未按時(shí)收到貨件，逾期貨件警報(bào)將通知您。
10.衡量采購(gòu)績(jī)效
采購(gòu)管理是企業(yè)盈利和成功的重要因素。保持低成本并確保按時(shí)交貨與有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和讓客戶滿意的能力直接相關(guān)。采購(gòu)管理系統(tǒng)的儀表板可以將持續(xù)的采購(gòu)績(jī)效監(jiān)控作為日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的一部分，確保活動(dòng)步入正軌且有效。從摘要到詳細(xì)信息，關(guān)鍵采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)均可實(shí)時(shí)獲取，提供一目了然的洞察力并實(shí)現(xiàn)快速識(shí)別和解決問(wèn)題。
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